संगठन में Microsoft 365 Copilot लाने से पहले सबसे महत्वपूर्ण सवालों में से एक यह नहीं है:
"क्या Copilot सुरक्षित है?"
सवाल यह है:
"कर्मचारी पहले से किस जानकारी तक पहुंच सकते हैं?"
Microsoft ने खुद एक गाइड प्रकाशित की है जो संगठनों को Copilot का उपयोग बढ़ाने से पहले जानकारी के जरूरत से ज्यादा साझाकरण (oversharing), अनुमतियों और संवेदनशील जानकारी की जांच की सलाह देती है।
समस्या जरूरी नहीं कि सेंधमारी हो
Copilot उस जानकारी के साथ काम करता है जिसे देखने की अनुमति उपयोगकर्ता को है।
सुनने में यह सुरक्षित लगता है।
लेकिन बड़े संगठन में अक्सर होती हैं:
- जरूरत से ज्यादा खुली SharePoint साइटें
- पुराने फोल्डर
- बिना मालिक के दस्तावेज
- बड़े समूह को अनुमति दी गई संवेदनशील फाइलें
- वर्षों से रखी गई जानकारी
- ऐसी अनुमतियां जो अब कर्मचारी की भूमिका से मेल नहीं खातीं
Copilot से पहले जानकारी शायद तकनीकी रूप से सुलभ थी, लेकिन उसे खोजना मुश्किल था।
AI इसे बदल देता है।
Copilot पहले से जरूरत से ज्यादा साझा जानकारी खोजना आसान कर सकता है
कर्मचारी दस्तावेज तक पहुंच सकता है, तो Copilot उसे ढूंढने, उसका सार बनाने और उत्तर में शामिल करने में सक्षम हो सकता है।
यही वजह है कि Microsoft व्यापक तैनाती से पहले अनुमतियों की परत जांचने की सलाह देता है।
समस्याग्रस्त अनुमति जरूरी नहीं कि Copilot बनाता हो।
वह सिर्फ पहले से मौजूद जरूरत से ज्यादा व्यापक पहुंच का इस्तेमाल आसान कर सकता है।
Microsoft के तीन चरण
Microsoft की रूपरेखा तीन क्षेत्रों पर केंद्रित है:
1. जानकारी का जरूरत से ज्यादा साझाकरण सुधारना (Oversharing)
ऐसी जानकारी खोजें जिसकी पहुंच बहुत व्यापक तय की गई है।
ऐसी सामग्री पहचानें जो:
- संवेदनशील हो
- पुरानी हो
- बिना मालिक की हो
- बहुत बड़े समूह के लिए खुली हो
2. सीमाएं और नियंत्रण (Guardrails)
अस्थायी या स्थायी सीमाएं बनाएं।
Microsoft ऐसे टूल बताता है:
- Restricted Content Discovery
- Restricted Access Control
- Sensitivity Labels
- DLP
3. अनुपालन और निगरानी (Compliance)
सुनिश्चित करें कि संगठन के पास हों:
- Audit
- Retention
- eDiscovery
- Copilot गतिविधि की निगरानी
- संवेदनशील जानकारी के लिए उपयुक्त प्रक्रियाएं
Restricted Content Discovery
Microsoft कुछ साइटों पर सामग्री खोजने की Copilot की क्षमता अस्थायी रूप से सीमित करने देता है।
उद्देश्य संगठन को अनुमतियां सुधारने का समय देना है, इससे पहले कि सामग्री फिर Copilot अनुभव का हिस्सा बने।
यह अनुमतियों के वास्तविक सुधार की जगह लेने के लिए नहीं है।
Purview DLP
Microsoft Purview का उपयोग संवेदनशील जानकारी का इस्तेमाल सीमित करने के लिए किया जा सकता है।
Microsoft के दस्तावेजों के अनुसार, ऐसे नियम तय किए जा सकते हैं जो इन्हें प्रभावित करें:
- फाइलें
- ईमेल
- प्रॉम्प्ट
- संवेदनशील जानकारी
- Copilot के साथ इंटरैक्शन
Audit
संगठन को जानना चाहिए कि उपयोगकर्ता Copilot के साथ क्या कर रहे हैं।
Microsoft ऐसी audit क्षमताएं दस्तावेजित करता है जो इनकी निगरानी में मदद कर सकती हैं:
- प्रॉम्प्ट
- उत्तर
- इंटरनेट खोज
- संवेदनशील जानकारी से जुड़ी गतिविधि
Copilot का विस्तार करने से पहले संगठन को क्या करना चाहिए
व्यापक तैनाती से पहले:
- जांचें कि कौन किस चीज तक पहुंच सकता है।
- जरूरत से ज्यादा खुली SharePoint साइटें खोजें।
- साझा OneDrive फोल्डर जांचें।
- बिना मालिक वाली जानकारी खोजें।
- संवेदनशील जानकारी चिह्नित करें।
- DLP और retention तय करें।
- सुनिश्चित करें कि audit मौजूद है।
- व्यापक तैनाती से पहले वास्तविक उपयोगकर्ताओं के साथ Copilot जांचें।
हिब्रू का क्या?
Microsoft, Microsoft 365 Copilot में हिब्रू का समर्थन करता है।
लेकिन संवेदनशील जानकारी का वर्गीकरण, कीवर्ड और DLP नियम हिब्रू जानकारी पर भी जांचने चाहिए।
प्रकाशन के समय तक, हिब्रू दस्तावेजों में Purview प्रणालियों की सटीकता दर पर सार्वजनिक आंकड़े नहीं मिले थे।
निष्कर्ष
Microsoft 365 Copilot सही अनुमति को खुली अनुमति में नहीं बदलता।
लेकिन वह पहले से मौजूद खुली अनुमति को कहीं ज्यादा उपयोगी बना सकता है।
इसलिए Copilot लागू करना जानकारी और अनुमतियों की परियोजना भी है, सिर्फ AI लाइसेंस खरीदना नहीं।